Checkliste Email Pressemitteilung
- Stellen Sie sich vor dem Versand der Pressemitteilung in einer kurzen Nachricht dem/der zuständigen Redakteur/in vor. Skizzieren Sie das Themenfeld. Fragen Sie ob "Attachments" erwünscht sind.
- Speichern und versenden sie Ihre Pressemitteilung im ASCII-Format.
- Formulieren Sie eine prägnante Betreffzeile mit max. 45 Zeichen Länge. Wie in der klassischen Pressearbeit haben Sie auch in der Online-PR nur eine begrenzte, wenn nicht sogar erheblich kürzere Zeitspanne, die Aufmerksamkeit des Lesers zu wecken.
- Integrieren Sie in Ihre Meldung Hyperlinks auf die relevanten Informationsbereiche Ihrer Website, anstatt Attachments zu versenden.
- Wenn Sie Attachments verschicken müssen, komprimieren Sie diese. Vergewissern Sie sich vorher, ob Ihr/e Ansprechpartner/in ein entsprechendes Packerprogramm besitzt (Winzip etc.).
- Fügen Sie Kontaktinformationen am Anfang und Ende Ihrer Pressemitteilung ein. So ist der/die Redakteur/in) nicht gezwungen durch den Text zu "scrollen".
- Geben Sie die E-Mail-Adresse jeder Kontaktperson an. Versehen Sie diese mit einem "mailto tag". So kann der Leser direkt mit dem/der richtigen Ansprechpartner/in in Kontakt treten und weitere Informationen anfordern.
- "Verlinken" Sie Schlüsselwörter Ihrer Meldung mit (falls vorhanden) einem fachspezifischen Glossar auf Ihrer Website.
- Setzen Sie Links aus Ihrer Meldung auf ergänzendes Bildmaterial.
- Wenn Sie einen einheitlichen Text an mehrere Redaktionen verschicken benutzen Sie die "Blind Carbon Copy"-Funktion Ihres E-Mail-Programms.
- Stellen Sie vor dem Versand bei Ihrem Email-Programm die "Empfangsbestätigung" ein. So können Sie sicherstellen, daß Ihre Nachricht geöffnet, und ggf. gelesen wurde.
- Speisen Sie die Pressemitteilung auf Ihre Website, und in den verschiedenen kostenlosen Pressedatenbanken im Internet ein. Volltextorientierte Suchmaschinen indexieren den Inhalt. Ihre Meldung wird so für weitere Kreise abruf- und recherchierbar gemacht.