Stellen Sie sich vor dem Versand der Pressemitteilung in einer kurzen Nachricht dem/der zuständigen Redakteur/in vor. Skizzieren Sie das Themenfeld. Fragen Sie ob "Attachments" erwünscht sind.
Speichern und versenden sie Ihre Pressemitteilung im ASCII-Format.
Formulieren Sie eine prägnante Betreffzeile mit max.. 45 Zeichen Länge. Wie in der klassischen Pressearbeit haben Sie auch in der Online-PR nur eine begrenzte, wenn nicht sogar erheblich kürzere Zeitspanne, die Aufmerksamkeit des Lesers zu wecken.
Integrieren Sie in Ihre Meldung Hyperlinks auf die relevanten Informationsbereiche Ihrer Website, anstatt Attachments zu versenden.
Wenn Sie Attachments verschicken müssen, komprimieren Sie diese. Vergewissern Sie sich vorher, ob Ihr/e Ansprechpartner/in ein entsprechendes Packerprogramm besitzt (Winzip etc.).
Fügen Sie Kontaktinformationen am Anfang und Ende Ihrer Pressemitteilung ein. So ist der/die Redakteur/in) nicht gezwungen durch den Text zu "scrollen".
Geben Sie die E-Mail-Adresse jeder Kontaktperson an. Versehen Sie diese mit einem "mailto tag". So kann der Leser direkt mit dem/der richtigen Ansprechpartner/in in Kontakt treten und weitere Informationen anfordern.
"Verlinken" Sie Schlüsselwörter Ihrer Meldung mit (falls vorhanden) einem fachspezifischen Glossar auf Ihrer Website.
Setzen Sie Links aus Ihrer Meldung auf ergänzendes Bildmaterial.
Wenn Sie einen einheitlichen Text an mehrere Redaktionen verschicken benutzen Sie die "Blind Carbon Copy"-Funktion Ihres E-Mail-Programms.
Stellen Sie vor dem Versand bei Ihrem Email-Programm die "Empfangsbestätigung" ein. So können Sie sicherstellen, daß Ihre Nachricht geöffnet, und ggf. gelesen wurde.
Speisen Sie die Pressemitteilung auf Ihre Website, und in den verschiedenen kostenlosen Pressedatenbanken im Internet ein. Volltextorientierte Suchmaschinen indexieren den Inhalt. Ihre Meldung wird so für weitere Kreise abruf- und recherchierbar gemacht.
